VrijwilligersDossier biedt alles wat uw organisatie nodig heeft om vrijwilligers, vacatures en
administratieve processen moeiteloos te beheren. Gebouwd in samenwerking met
vrijwilligerscoördinatoren, zorgt dit platform ervoor dat tijdrovende administratie verleden tijd
wordt, met als resultaat een gestroomlijnd, overzichtelijk en volledig beheersysteem.
VrijwilligersDossier biedt krachtige en schaalbare oplossingen die het werk makkelijker maken, van
begin tot eind.
1. Vrijwilligersbeheer: Alles Onder Controle
VrijwilligersDossier helpt u om elk aspect van uw vrijwilligersbeheer te stroomlijnen, zodat u minder
tijd besteedt aan administratie en meer tijd overhoudt voor wat écht belangrijk is: de vrijwilligers.
- Altijd een volledig overzicht: Beheer en vind alle vrijwilligers snel, dankzij slimme filteropties zoals locatie, team, specialisaties en status. Met één klik hebt u toegang tot wie wat doet, waar en wanneer, zodat u altijd op de hoogte bent.
- Gedetailleerde gegevens binnen handbereik: Voor elke vrijwilliger houdt u gemakkelijk bij wie ze zijn, welke taken ze uitvoeren, en welke vergoedingen en afspraken gelden. Dit betekent minder zoekwerk en direct de juiste informatie bij de hand voor opvolggesprekken en rapportages.
- Eenvoudige exports: Dankzij de exportopties kunt u gegevens eenvoudig meenemen voor verder gebruik, zoals voortgangsgesprekken en gepersonaliseerde documenten zoals badges en etiketten.
- Slimme matching van vrijwilligers en vacatures: Onze matching tool maakt het gemakkelijk om vrijwilligers met passende vacatures te verbinden. De tool houdt rekening met voorkeuren en kwalificaties, zodat u altijd de juiste match hebt.
- Toekomstgerichte statusopties: Plan veranderingen van tevoren door vrijwilligers een toekomstige status te geven. Denk aan het beëindigen van een rol of het wijzigen van beschikbaarheid op een specifieke datum.
- Rechten en rollen op maat: Met verfijnde rechten en rollen binnen VrijwilligersDossier hebben medewerkers precies de toegang die zij nodig hebben. Vrijwilligerscoördinatoren hebben toegang tot het gehele bestand, terwijl afdelingsspecifieke medewerkers alleen de vrijwilligers zien die relevant zijn voor hun afdeling. Dit zorgt voor een georganiseerde workflow, waar iedereen toegang heeft tot de juiste informatie zonder overbodige complexiteit.
2. Vacaturebeheer: De Perfecte Vrijwilliger voor Elke Functie
Maak vacaturebeheer moeiteloos met VrijwilligersDossier:
- Totaaloverzicht van vacatures: Bekijk alle vacatures binnen uw organisatie met krachtige filteropties, zoals locatie, activiteit en functie-eisen. Dit overzicht maakt het eenvoudig om geschikte kandidaten te vinden voor specifieke functies.
- Snel de beste match: De geavanceerde matching tool analyseert de voorkeuren en kwalificaties van vrijwilligers en koppelt hen automatisch aan de best passende vacatures. Hierdoor bespaart u tijd en vindt u de beste mensen voor elke rol.
- Volledige controle over vacaturestatus en voortgang: Beheer hoeveel vrijwilligers u nodig hebt per vacature, hoe vaak ze ingezet worden, en houd de status eenvoudig bij.
- Maak gebruik van templates en kopieer vacatures: Bespaar tijd en creëer met een klik nieuwe vacatures of templates voor hergebruik.
3. Organisatiebeheer: Flexibiliteit voor Uw Team
VrijwilligersDossier biedt robuuste tools voor organisatiebeheer waarmee u locaties, afdelingen en teams flexibel kunt beheren. Uw team krijgt de vrijheid om de structuur aan te passen en nauwkeurige toegangsinstellingen te configureren.
- Onbeperkte invoermogelijkheden: Voeg eenvoudig locaties, teams en medewerkers toe zonder beperkingen, zodat het systeem flexibel met uw organisatie kan meegroeien.
- Flexibel toegangsbeheer op maat: VrijwilligersDossier maakt gebruik van verfijnde rechten en rollen om de zichtbaarheid aan te passen aan elke medewerker. Vrijwilligerscoördinatoren hebben toegang tot het volledige bestand, terwijl afdelingsspecifieke medewerkers alleen de vrijwilligers zien die relevant zijn voor hun afdeling. Dit zorgt voor een duidelijke focus en maakt het werk overzichtelijker.
- Multi-organisatiebeheer: Beheer meerdere organisaties binnen één platform. Dit maakt gedeeld beheer mogelijk en biedt uitkomst voor organisaties met meerdere vestigingen.
- Single Sign-On (SSO) integratie: Met SSO via Active Directory en Entra kunnen gebruikers veilig en gemakkelijk inloggen. Dit bespaart tijd en verhoogt de beveiliging.
- API voor medewerkerbeheer: Onze API maakt het mogelijk om medewerkers en hun rollen direct te beheren en te integreren met bestaande systemen, wat zorgt voor naadloos beheer.
4. Declaraties: Geautomatiseerd en Overzichtelijk
Met VrijwilligersDossier is het beheren van declaraties geen administratieve last meer. Ons platform
zorgt voor een snelle, nauwkeurige en betrouwbare afhandeling van declaraties.
- Automatische reiskostenberekening: Laat het systeem automatisch de reisafstand berekenen van de vrijwilliger naar de locatie van de vacature. Hierdoor worden reiskosten nauwkeurig berekend en snel vergoed.
- Boekhoudkoppelingen en exportopties: VrijwilligersDossier integreert met populaire boekhoudpakketten en biedt flexibele exportopties (CSV, Excel) om gegevens direct door te sturen naar uw administratie.
- Extra controle met het vier-ogen principe: Voeg een extra laag controle toe met goedkeuring volgens het vier-ogen principe voor declaraties, zodat u altijd zeker bent van een correcte afhandeling.
- Vrijwilligersportaal voor declaraties: Vrijwilligers kunnen zelf declaraties indienen en hun gegevens bijwerken via een eigen portaal. U bepaalt welke gegevens vrijwilligers kunnen aanpassen en of wijzigingen goedkeuring vereisen.
5. Communicatie en Nieuwsbrieven: Altijd in Contact
VrijwilligersDossier biedt diverse opties voor communicatie, zodat uw vrijwilligers altijd op de hoogte
zijn van het laatste nieuws en zich gewaardeerd voelen.
- Nieuwsbriefmodule: Bereik vrijwilligers eenvoudig met nieuwsbrieven en stem deze af op specifieke groepen binnen uw vrijwilligersbestand.
- Directe communicatieopties: Stuur berichten naar individuele vrijwilligers, groepen of het gehele bestand, voor directe en effectieve communicatie.
- Verjaardagen en jubilea automatisch gemeld: Houd belangrijke momenten bij, zoals verjaardagen en jubilea, en deel deze eenvoudig met lokale bloemisten of andere leveranciers.
6. Gebruiksvriendelijke Interface: Snel, Eenvoudig en Overzichtelijk
VrijwilligersDossier is ontworpen voor gebruiksgemak. Dankzij een intuïtieve interface kan iedereen
snel en efficiënt aan de slag.
- • Centraal dashboard: Krijg een compleet overzicht van alle belangrijke gegevens, waardoor u direct toegang hebt tot alle essentiële informatie.
- • Gebruiksvriendelijke ervaring: VrijwilligersDossier werkt intuïtief en consistent, zodat nieuwe gebruikers snel kunnen starten en meteen productief zijn.
- • Automatisering voor tijdbesparing: Door verschillende stappen in het registratie- en matchproces te automatiseren, houdt u meer tijd over voor wat écht belangrijk is.
7. Automatiseringsmogelijkheden: Processen die Meedenken
VrijwilligersDossier denkt met u mee. Met krachtige automatiseringen stroomlijnt het platform
administratieve taken, zodat uw team zich kan richten op kernactiviteiten.
- Onboarding en communicatieprocessen: VrijwilligersDossier biedt geautomatiseerde onboarding, met automatische brieven, contracten en VOG-aanvragen, en reminders voor snelle opvolging.
- Herinneringen en actiepunten: Het systeem stuurt automatische herinneringen voor openstaande acties, zodat vrijwilligers en medewerkers betrokken blijven en acties snel worden afgerond.
8. Vrijwilligersportaal en CMS: Zelfbediening voor Vrijwilligers
Met een onafhankelijk portaal krijgen vrijwilligers toegang tot hun eigen gegevens en kunnen ze zich
eenvoudig aanmelden en communiceren.
- CMS voor vrijwilligerswebsite: Vacatures kunnen worden gepubliceerd en vrijwilligers kunnen reageren en zich inschrijven. Dit biedt een gebruiksvriendelijk overzicht voor vrijwilligers en coördinatoren.
- Beheer van eigen gegevens: Vrijwilligers kunnen zelf hun gegevens bijwerken, en u bepaalt welke wijzigingen goedkeuring vereisen. Dit geeft vrijwilligers meer verantwoordelijkheid en controle, terwijl de organisatie het overzicht houdt.